Umowa najmu lokalu mieszkalnego – co powinna zawierać?

Wyróżniamy trzy formy umowy najmu mieszkania: zwykła umowa cywilnoprawna, umowa najmu instytucjonalnego oraz najmu okazjonalnego. Co warto wiedzieć na ich temat i którą najlepiej wybrać?

Ich wspólną cechą jest to, że określają prawa i obowiązki wynajmującego, czyli właściciela mieszkania i najemcy. Warunkuje je ustawa o ochronie praw lokatorów oraz kodeks cywilny. Każdy rodzaj umowy ma oczywiście swoją własną specyfikę. Różnice dotyczą przykładowo możliwości pozbycia się najemcy, który zalega z czynszem najmu lub odmawia wydania lokalu.

Od czego zależy rodzaj umowy?

O rodzaju umowy decyduje właściciel mieszkania. Co prawda najemca może próbować negocjować jej warunki jak np. wysokość kaucji, jednak warto być świadomym paru faktów. Przykładowo zwykłą cywilnoprawną umowę najmu może zaproponować najemcy każdy wynajmujący. Może to być zatem zarówno prywatny właściciel, jak i osoba lub firma, która wynajmuje mieszkania w ramach działalności gospodarczej. Umowę najmu okazjonalnego natomiast może wybrać tylko prywatny wynajmujący, zaś umowę najmu instytucjonalnego wyłącznie przedsiębiorca lub firma.

Forma i czas trwania umowy najmu lokalu mieszkalnego

Zwykła umowa cywilnoprawna może być zawarta na czas nieoznaczony. Ponadto, jeśli lokal jest wynajmowany przez mniej niż rok, na mocy prawnej nie jest wymagana forma pisemna. Umowa najmu w formie okazjonalnej może być natomiast podpisana wyłącznie na czas określony, nie dłuższy niż 10 lat. Należy zarejestrować ją w urzędzie skarbowym i konieczna jest przy niej wizyta u notariusza. W przypadku zawarcia umowy najmu instytucjonalnego również podpisuje się ją na czas oznaczony, przykładowo 15 lat.

Na wolnym rynku wszelkie umowy najmu zazwyczaj są zawierane na czas określony. Najczęściej jest to rok, z możliwością przedłużenia. Dla wynajmujących jest to okazja na podniesienie czynszu lub pożegnanie się z uciążliwym najemcą.

Jakie są warunki wypowiedzenia umowy?

Co prawda umowy podpisanej na czas określony nie można zerwać w trakcie jej obowiązywania. Istnieje jednak furtka w tej sytuacji. Wedle art. 673 par. 3 kodeksu cywilnego – wynajmujący i najemca mogą za obopólną zgodą wpisać do niej konkretne okoliczności, w których możliwe będzie wcześniejsze rozwiązanie. Jeśli najemcy nie uda się umówić z właścicielem na określone warunki pozwalające na wcześniejsze wypowiedzenie, wówczas ustawowe terminy są następujące:

Gdy czynsz jest płatny:

• w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc, najem można wypowiedzieć najem najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego,
• miesięcznie – na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego,
• w krótszych odstępach czasu – na trzy dni naprzód,
• gdy najem jest dzienny – na jeden dzień naprzód.

Umowa najmu okazjonalnego

W jej przypadku, w odróżnieniu do zwykłej umowy, lokator musi wskazać rezerwowy adres, pod który się wyprowadzi w przypadku egzekucji opróżnienia lokalu. Załącznikami do takiej umowy są:

• oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu we wskazanym przez właściciela terminie,
• oświadczenie dysponenta lokalu wskazanego przez najemcę, że zgadza się go przyjąć pod swój dach (podpis musi być poświadczony przez notariusza).

Tego typu umowę należy również zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni . Rejestracja jest bezpłatna i nie rodzi obowiązku podatkowego. Nie warto tego ignorować. Pomaga to w przypadku, kiedy lokator odmówi wyprowadzki. Wówczas wystarczyłaby sądowa pieczęć nadająca klauzulę wykonalności, aby do akcji wkroczył komornik. 

Umowa najmu instytucjonalnego

W lokale na wynajem instytucjonalny inwestuje coraz więcej firm i funduszy. Zachęcają do tego specjalne zasady ustawowe, które są określone w rozdziale 2b „Najem instytucjonalny lokalu” ustawy o ochronie praw lokatorów. Do takiej umowy, najemca dołącza oświadczenie w formie aktu notarialnego, że poddaje się dobrowolnie egzekucji i zobowiązuje do opuszczenia lokalu we wskazanym przez właściciela terminie. Najemca oświadcza też, że jest świadomy, iż w przypadku eksmisji nie przysługuje mu prawo do najmu socjalnego lub pomieszczenia tymczasowego.

Wysokość kaucji

W przypadku zwykłej umowy najmu wysokość kaucji nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu.  Najem instytucjonalny lub okazjonalny wiąże się natomiast z możliwością zażądania równowartości co najwyżej sześciu. Co prawda maksymalna kaucja jest pobierana zazwyczaj rzadko, zwykle jest to wartość trzymiesięcznego czynszu. Nie warto liczyć na to, że właściciel nie pobierze jej wcale, gdyż jest to dobre zabezpieczenie w przypadku zniszczeń lub niezapłacenia wszystkich opłat przez najemcę.

Najemca może odzyskać pieniądze (jeśli nie było powodu do potrąceń) dopiero po opuszczeniu lokalu. Ustawa daje miesiąc na tego typu rozliczenie. Wyjątkiem jest umowa najmu instytucjonalnego. Pozwala ona na sytuację, kiedy właściciel sięga po kaucję, gdy pojawią się zaległości w opłatach. Oczywiście najemca po uzyskaniu pieniędzy na te opłaty musi ją uzupełnić do pełnej wysokości.

Co powinna zawierać umowa?

Do sporządzenia umowy najmu nieruchomości niezbędne jest zebranie pewnych danych i ustalenie warunków umowy. Należą do nich:

• Oznaczenie każdej ze stron umowy – czyli dokładne dane osobowe najemcy i właściciela nieruchomości (imię, nazwisko, adres zameldowania, serię i numer dowodu osobistego).
• Opis przedmiotu najmu – dokładny adres nieruchomości (miejscowość, ulica, numer lokalu), ilość pomieszczeń, opis wyposażenia. Wynajmujący powinien również złożyć oświadczenie, że jest właścicielem nieruchomości lub podmiotem uprawnionym do dysponowania na innej podstawie.
• Zobowiązanie się najemcy do zapłaty czynszu w zamian za korzystanie z lokalu do wyznaczonego dnia miesiąca.
• Wysokość czynszu i opłat dodatkowych, a także termin, forma płatności i ew. rachunek bankowy wynajmującego,
• Wysokość kaucji zabezpieczającej i czy podlega zwrotowi,
• Czas trwania umowy – czy będzie to umowa najmu na czas oznaczony, czy nie oznaczony.
• Warunki i okres wypowiedzenia

W umowie najmu warto również z góry określić sposoby rozwiązywania problemów, np. kto pokryje koszty naprawy sprzętu AGD. Zatem im więcej kwestii znajdzie się w umowie najmu, tym mniej będzie niedomówień, jeśli się pojawią.

Bardzo ważnym załącznikiem do umowy najmu jest protokół zdawczo-odbiorczy. Określa on faktyczny stan techniczny lokalu, a także stan liczników. Dokument powinny podpisać obydwie strony (najemca oraz wynajmujący). Należy do niego dołączyć również dokumentację fotograficzną.

W sieci można znaleźć wiele wzorów umowy najmu do pobrania. Warto wybrać taką wraz z Ogólnymi Warunkami Najmu (OWN), które stanowią jej integralną część.